אזרחות פולנית: מה עושים כשהפנקסים בפולין הושמדו?

תיק אזרחות פולנית נשען על שרשרת של תעודות מצב אישי: תעודת הלידה של הסב או הסבתא שנולדו בפולין, תעודת הנישואין, ואחריהן תעודת הלידה של הדור הבא. אצל משפחות שמקורן בפולין שלפני המלחמה השרשרת הזאת קרועה כמעט תמיד — הפנקסים של העיירה הושמדו במהלך המלחמה, פוזרו או מעולם לא נמצאו. על פי הדין הפולני היעדר תעודה אינו סוף הדרך: החוק קובע הליך לשחזור התעודה שאבדה.

I. מה דורשת הרשות, ואיזו הגבלה מציב החוק

ההחלטה בעניין אישור אזרחות פולנית (potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego) ניתנת בידי מושל המחוז (ווֹיְבוֹדָה) המוסמך לפי מקום המושב או מקום המושב האחרון של המבקש בפולין, ובהיעדרם — בידי מושל מחוז מזוביה (wojewoda mazowiecki), לפי סעיף 55(1) לחוק האזרחות הפולנית מיום 2 באפריל 2009. הבקשה חייבת לכלול את פרטי המבקש ואת פרטי קרוביו בקו העולה עד הדרגה השנייה, וכן מידע על הנסיבות החיוניות לקביעת העובדות (סעיף 56(1)).

סעיף 56(2) מחייב לצרף מסמכים המאמתים את אותם פרטים — אך מוסיף הסתייגות מכרעת: אלא אם השגת המסמכים נתקלת במכשולים שקשה להתגבר עליהם. כלומר, החוק עצמו מכיר בכך שתעודות מסוימות לא יוכלו להיות מוצגות. עם זאת, יש להוכיח זאת — וזו בדיוק תכליתם של ההליכים שלהלן.

II. השלב הראשון: קביעה רשמית שהפנקס אינו קיים

אין די בטענה שהתעודה אינה נמצאת; יש לקבוע את העובדה. ראש לשכת המצב האישי (kierownik urzędu stanu cywilnego) של הרשות המקומית שבה הוחזק הפנקס שנוהל לפני 2015 מנפיק, לבקשת מי שזכאי לשחזור התעודה, אישור על אי-החזקת פנקס המצב האישי (zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego) כאשר הפנקס אבד או הושמד — סעיף 133(3) לחוק תעודות המצב האישי מיום 28 בנובמבר 2014.

אין זה מכתב התנצלות מנהלי. החוק קובע את תוכנו (סעיף קטן 4):

• סוג הפנקס הנוגע בדבר (לידות, נישואין, פטירות);
• השנה או השנים שבהן נוהל;
• זיהוי לשכת המצב האישי שבה הוחזק;
• הנסיבות שבהן הוא חסר;
• זיהוי המבקש.

זהו המסמך שהופך שתיקה ארכיונית לעובדה שנקבעה בדין, שניתן להסתמך עליה בפני הרשות המטפלת בתיק האזרחות.

III. שחזור התעודה (odtworzenie)

לאחר שהונפק אותו אישור, ניתן לבצע שחזור תוכן התעודה (odtworzenie treści aktu stanu cywilnego) בדרך של פעולה חומרית-טכנית בלבד, לבקשת מי שהתעודה נוגעת לו או מי שיש לו עניין משפטי — ובתעודת פטירה די בעניין עובדתי (סעיף 133(1)). השחזור מתבצע ברישום תוכן התעודה במרשם המצב האישי, בצירוף הערה המציינת כי התעודה שוחזרה (סעיף קטן 2).

מכאן השאלה המעשית היא שאלת ההוכחה. סעיף קטן 5 מונה את המסמכים שעל בסיסם נקבע תוכן התעודה:

• העתק מלא של התעודה (odpis zupełny), אם שרד במקום כלשהו;
• תיקי האיסוף של רישום המצב האישי (akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego) — המסמכים הנלווים שהוגשו לצד התעודה, ולעיתים שרדו דווקא כאשר הפנקס עצמו אבד;
• העתק הפנקס (odpis księgi), אם נערך;
• כל מסמך אחר שמציג המבקש ובו הנתונים הדרושים.

הקטגוריה האחרונה היא זו שפותחת את עבודת הארכיון: אוספי הארכיון הממלכתי הפולני, חומרים שבידי המוסד לזיכרון לאומי, ותיקי עלייה ומצב אישי שנוצרו בישראל או בצרפת. את הבקשה ניתן להגיש ללשכת מצב אישי לפי בחירת המבקש, אך השחזור מבוצע בידי הלשכה שערכה את התעודה או שמוסמכת להחזיק את הפנקס שבו נרשמה (סעיף קטן 6).

IV. פנקסים שנוהלו לפני 1946: מסגרת נפרדת

אצל הדורות שנולדו לפני המלחמה, המצב האישי נרשם בעיקר בידי רשויות דת. החוק מתייחס לפנקסי העדה (księgi wyznaniowe) בנפרד. תמציות שהונפקו מפנקסים שנוהלו לפני 1 בינואר 1946 בידי מי שביצעו את הרישום העדתי אינן בעלות תוקף של מסמך רשמי; עם זאת ניתן להעביר את תוכנן למרשם המצב האישי כאשר הפנקס אבד או הושמד, או כאשר לשכת המצב האישי אינה מחזיקה את הפנקס שממנו הופקה התמצית. ההעברה מתבצעת בידי ראש לשכת המצב האישי, בדרך של פעולה חומרית-טכנית, לבקשת מי שהתעודה נוגעת לו או מי שיש לו עניין משפטי (סעיף 132(4)).

אותו סעיף משמר את תוקפן של תעודות שנערכו בין 1 בספטמבר 1939 ל-1 בינואר 1946 לפי הרישום האזרחי החילוני, בשטחים שהיו חלק ממדינת פולין ב-1 בספטמבר 1939 ושבהם חלו הכללים בדבר רישום עדתי (סעיף קטן 1).

V. כאשר לא שרד שום מסמך: בית המשפט

לעיתים לא נותר דבר שממנו ניתן לשחזר את התעודה. במצב כזה פונה החוק לבית המשפט: קביעת תוכנה של תעודת מצב אישי (ustalenie treści aktu stanu cywilnego) מסורה לבית המשפט, הדן בהליך שאינו הליך מריבה, ובפרט כאשר תעודת לידה או תעודת נישואין מעולם לא נערכה וראש לשכת המצב האישי אינו יכול לערוך אותה — סעיף 40(2) לחוק מיום 28 בנובמבר 2014.

לבסוף, כאשר התעודה שיש לשחזר היא תעודה זרה — תעודה ישראלית או צרפתית, למשל — חל מסלול אחר: תוכנו של מסמך מצב אישי זר משוחזר כאשר המסמך מהווה תעודת מצב אישי לפי דין המקום שבו נערך, והשגת העתק ממנו בלתי אפשרית או כרוכה בקשיים ניכרים (סעיף 109(1)). אין לבלבל זאת עם רישום התעודה הזרה בפולין (transkrypcja), המחייב דווקא שהתעודה הזרה קיימת וניתן להציגה.

סיכום – מדוע כדאי להיעזר בעורך דין בתיק אזרחות פולנית?

תיק שתעודותיו נעלמו אינו נשען על רצונה הטוב של הרשות אלא על שילוב מדויק של ארבעה הליכים נפרדים: האישור על אי-החזקת הפנקס, שחזור התעודה, המסגרת המיוחדת לפנקסי העדה, ולבסוף — המסלול השיפוטי. דפיקה בדלת הלא נכונה עולה בחודשים ומחלישה את הבקשה לאישור האזרחות. העבודה היא לזהות, מסמך אחר מסמך, מה עוד ניתן להוכיח ובאיזה מסלול להעמיד זאת.

מתוך ראייה זו מלווה משרד אביטבול ושות׳, מתוך ניסיונו בדיני האזרחות הפולנית, את לקוחותיו בכל שלב של שחזור תעודות מצב אישי שאבדו ושל הכנת הבקשה לאישור האזרחות. עורכי הדין שלנו מקפידים על הגנת האינטרסים שלכם ועל כך שכל צעד ייעשה בביטחון מלא.